KETENTUAN BELAJAR

Agar proses belajar bisa berjalan lancar, ada beberapa poin yang harus disepakati oleh peserta kursus:

KETENTUAN BELAJAR DI FLUENTZ

A. UMUM

  1. Dengan mendaftar di Fluentz, peserta dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh ketentuan yang berlaku.
  2. Demi keamanan bersama, semua peserta diwajibkan untuk mengunci ganda kendaraan pribadi. Fluentz tidak bertanggung jawab atas kehilangan atau kerusakan di luar area tanggung jawab lembaga.
  3. Bagi peserta dengan kebutuhan khusus atau disabilitas, mohon informasikan kondisi tersebut saat pendaftaran. Tanpa pemberitahuan, jika peserta tidak mampu mengikuti kelas, Fluentz berhak menghentikan program dan hanya mengembalikan 50% dari biaya yang sudah dibayarkan.
  4. Kami terbuka terhadap masukan. Silakan kirim saran melalui email ke [email protected] atau WhatsApp +628139509097. Mohon tidak menyampaikan kritik di grup atau forum kelas demi menjaga kenyamanan belajar.

B. KETENTUAN PEMBAYARAN

  1. Biaya pendaftaran, modul, dan kursus wajib dilunasi sebelum kelas dimulai.
  2. Seluruh pembayaran tidak dapat dikembalikan dalam kondisi apa pun.
  3. Pembayaran dianggap sah jika peserta menerima kwitansi resmi, baik fisik maupun digital.
  4. Untuk mengakses fasilitas tambahan dalam paket, peserta harus konfirmasi ke admin melalui WhatsApp resmi Fluentz.
    • Untuk mengakses fasilitas tambahan dalam paket (seperti buku, tes prediksi TOEFL, dll.), peserta wajib melakukan konfirmasi dan klaim kepada admin melalui WhatsApp resmi Fluentz sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk setiap paket.
  5. Biaya kelas Be Fluentz Group yang sudah dibayarkan tidak dapat dialihkan ke program lain seperti Be Fluentz Exam atau Be Fluentz Private.

C. KETENTUAN KELAS

1. Pendaftaran & Kehadiran

  • Peserta wajib mendaftar sebelum mengikuti kelas Be Fluentz Group secara tatap muka. Jika kuota penuh, peserta akan diarahkan ke jadwal alternatif.
  • Satu kelas tatap muka menampung rata-rata 10 peserta.
  • Peserta yang tidak aktif selama 1 bulan berturut-turut tanpa konfirmasi dianggap mengundurkan diri, dan biaya yang dibayarkan hangus.

2. Jadwal dan Penempatan Kelas

  • Kelas dimulai dalam waktu 4–5 hari kerja setelah pembayaran dan placement test.
  • Peserta bebas memilih jadwal awal sesuai opsi yang tersedia. Jika tidak tersedia, akan ada diskusi lanjutan dan peserta dapat masuk daftar tunggu (maks. 1–2 bulan).
  • Penempatan kelas mengikuti hasil placement test dan ketersediaan jadwal.

3. Bahasa Pengantar

  • Disarankan menggunakan bahasa Inggris secara penuh saat berinteraksi, untuk melatih kebiasaan berbahasa Inggris. Google Translate atau kamus diperbolehkan.
  • Jangan takut salah: "Mistakes are proof that we are trying."

4. Rekaman Kelas

  • Fluentz menyediakan rekaman untuk setiap sesi kelas (Live Session, Talk with a Native, Fluentz Connect).
  • Rekaman ini bertujuan untuk membantu siswa yang berhalangan hadir atau ingin mengulang materi.
  • Rekaman kelas adalah milik intelektual Fluentz dan tidak untuk disebarluaskan oleh siswa.

5. Persyaratan Teknis untuk Siswa Online

  • Siswa yang memilih untuk mengikuti kelas secara daring bertanggung jawab untuk memastikan memiliki perangkat (laptop/komputer dengan kamera dan mikrofon) dan koneksi internet yang stabil dan memadai. Gangguan belajar yang disebabkan oleh perangkat atau koneksi internet dari pihak siswa bukan merupakan tanggung jawab Fluentz.

6. Kode Etik Belajar

  • Siswa wajib menjaga sopan santun dan menggunakan bahasa yang saling menghormati kepada sesama siswa dan pengajar, baik di kelas fisik maupun dalam forum online.
  • Fluentz tidak menoleransi segala bentuk perundungan (bullying), pelecehan, atau ujaran kebencian. Pelanggaran serius akan mengakibatkan penghentian program tanpa pengembalian biaya.
  • Selama sesi berlangsung, siswa diharapkan untuk fokus pada materi dan tidak melakukan aktivitas lain yang dapat mengganggu jalannya kelas.

D. KETENTUAN KHUSUS PER PROGRAM

1. Be Fluentz Group

  • Jadwal hanya bisa diganti sesuai dengan jadwal bulanan yang tersedia.
  • Wajib menyelesaikan placement test sebelum kelas pertama.
  • Wajib menngisi kehadiran di setiap kelas (Every Day & Focus Time).
  • 1 level = 6 bulan / 48 Pertemuan.
  • Sertifikat diberikan setelah menyelesaikan program.
  • Peserta yang membutuhkan evaluasi tertulis harus mengikuti post-program test sesuai paket.
  • Wajib mengikuti Talk with a Native dan Fluentz Connect.

2. Be Fluentz English Exam

  • Dianjurkan mendaftar ujian 1 bulan sebelum melamar beasiswa atau pekerjaan yang diinginkan.
  • Wajib mematuhi seluruh aturan ujian; tidak dapat dinegosiasikan, kecuali untuk peserta berkebutuhan khusus.
  • Jadwal ujian terbatas dan tidak bisa diwakilkan atau dibatalkan (kecuali force majeure).
  • Hasil ujian bisa diunduh melalui akun masing-masing; sertifikat fisik hanya tersedia untuk official test dan hanya dapat diambil di cabang tertentu.

3. Be Fluentz Exam Preparation & Overview

  • Jadwal kelas tidak bisa diganti di luar jadwal yang tersedia.
  • Placement test wajib dilakukan sebagai acuan kesiapan.
  • Fluentz berhak menyarankan peserta untuk mengambil program lain jika hasil tes tidak mencukupi.
  • Peserta siap mengikuti program Exam jika skor placement test ≥ B1.
  • Program Overview = 2 sesi berturut-turut, durasi 1,5 jam/sesi.
  • Peserta dapat mengulang Fluentz English Test sesuai paket yang diambil. Hasil ujian bisa diunduh di akun masing-masing.

4. Be Fluentz Private

  • Pembatalan/penundaan kelas wajib dilakukan minimal 24 jam sebelum kelas. Jika lewat, sesi dianggap berjalan.
  • Jadwal kelas bisa digeser jika sesuai jadwal pengajar dan jadwal ketersediaan kelas Be Fluentz Private di lembaga, tidak berlaku jika kelas diadakan di luar lembaga.
  • Peserta dapat mengganti pengajar jika dirasa tidak cocok (proses 4–5 hari kerja).
  • Lokasi belajar harus ditentukan sejak awal. Jika di luar lembaga, akan ada biaya transportasi tambahan dan lokasi tidak bisa diganti setelah sesi dimulai.
  • Sistem hybrid hanya berlaku untuk kelas yang dilakukan di lembaga.

E. HASIL BELAJAR

  1. Fluentz menggunakan standar ujian Bahasa Inggris teruji untuk mengukur progres peserta.
  2. Sertifikat diberikan dalam bentuk digital setelah peserta mengikuti post-program test di akhir program.

F. GARANSI PROGRAM

  1. Diberikan untuk peserta yang telah menyelesaikan program namun merasa belum maksimal. Garansi berupa pengulangan kelas di Be Fluentz Group / Be Fluentz Exam Prep selama maksimal 3 bulan (1 level) atau 3 bulan (Exam Prep).
  2. Tidak berlaku untuk program Preschool, Children, dan Teenagers.
  3. Peserta bisa klaim semua fasilitas selama masa aktif kursus. Setelah masa aktif berakhir, klaim masih bisa dilakukan maksimal 3 bulan berikutnya.

Syarat Klaim Garansi:

  • Kehadiran minimal 85% (umum), 95% (Exam Prep)
  • Telah menyelesaikan program sampai akhir
  • Aktif di setiap kegiatan
  • Paket yang diambil adalah paket tertinggi dari setiap program yang diambil, baik dilaksanakan secara privat, grup, daring, maupun tatap muka.

Syarat Klaim Garansi - High-Stakes English Exam

Garansi ini berlaku khusus untuk program Ujian Bahasa Inggris yang tersedia di Fluentz, yang meliputi:

  • IELTS Academic
  • IELTS General
  • TOEFL iBT
  • Pearson PTE Academic

Kriteria Kegagalan Nilai untuk Klaim Garansi:

Garansi dapat diklaim jika peserta tidak berhasil mencapai nilai minimum berikut:

  • IELTS Academic - Overall Bands 7
  • IELTS General - Overall Bands 5
  • TOEFL iBT - Overall Score 5
  • TOEFL Australia - Overall Score 94
  • Pearson PTE Academic - Overall Score 93

Bentuk Garansi:

Garansi yang diberikan adalah berupa pengulangan kelas grup yang tersedia pada angkatan berikutnya.

Syarat Keaktifan Peserta untuk Klaim Garansi:

Peserta wajib memenuhi persyaratan keaktifan berikut sebagai bukti upaya peningkatan improvement selama program:

  • Aktif mengikuti kelas utama.
  • Aktif mengikuti Fluentz Connect.
  • Aktif mengikuti Fluentz Talk with a Native.
  • Memiliki persentase kehadiran minimum sebesar 95%.
  • Mendaftar ujian melalui Fluentz.

G. MASA AKTIF KURSUS

Masa Aktif:

Be Fluentz Group

  • 3 bulan: aktif selama 3 bulan
  • 6 bulan: aktif selama 6 bulan
  • 9 bulan: aktif selama 9 bulan
  • 12 bulan: aktif selama 12 bulan

Be Fluentz Private

  • 12 sesi aktif selama 1 bulan
  • 24 sesi aktif selama 3 bulan
  • 36 sesi aktif selama 4 bulan
  • 48 sesi aktif selama 6 bulan

H. PERPANJANGAN MASA AKTIF KURSUS

  1. Kebijakan perpanjangan masa aktif dirancang untuk memberikan fleksibilitas yang terstruktur bagi peserta didik, memastikan keberlanjutan pembelajaran tanpa mengorbankan komitmen waktu yang optimal untuk pencapaian hasil belajar terbaik.
  2. Perpanjangan masa aktif hanya dapat diaktifkan melalui pembelian paket belajar baru yang secara eksplisit termasuk dalam jenis program yang sama atau kategori relevan dengan program yang sedang aktif. Hal ini bertujuan untuk mempertahankan fokus kurikulum yang telah diikuti peserta didik.
  3. Apabila peserta didik memilih untuk membeli paket belajar yang kurikulum, tujuan, atau fokusnya tidak sejenis atau berada di luar kategori yang relevan misalnya, beralih dari program bahasa umum ke program profesional atau persiapan ujian spesifik, maka perpanjangan masa aktif secara otomatis tidak berlaku untuk program yang lama.
  4. Pembelian kembali program seperti Basic English, English for Children, atau English for Teens secara sah akan memperpanjang masa aktif program induk atau sejenisnya, seperti Active English.
  5. Pembelian program persiapan ujian spesifik misalnya, IELTS Preparation atau TOEFL ITP Preparation tidak dapat digunakan untuk memperpanjang masa aktif program bahasa umum/komunikasi yang telah dimiliki sebelumnya. Kecuali mereka memiliki kedudukan yang sama seperti pergantian belajar IELTS menjadi TOEFL iBT.
  6. Setiap perpanjangan masa aktif yang diperoleh melalui pembelian paket baru akan mengikuti secara ketat durasi standar masa aktif yang telah ditetapkan untuk paket yang dibeli tersebut.
  7. Pembelian paket baru tidak bersifat kumulatif secara linier dalam perhitungan total durasi masa aktif. Artinya, masa aktif yang diperoleh adalah masa aktif sisa ditambah durasi masa aktif dari paket baru tersebut.
  8. Jika, Peserta didik memiliki Paket A (12 sesi) dengan sisa masa aktif 7 hari (durasi standar paket adalah 1 bulan). Peserta didik membeli Paket B (tambahan 12 sesi) yang juga memiliki durasi standar masa aktif 1 bulan.
  9. Maka, peserta didik akan mendapatkan perpanjangan masa aktif 1 bulan lagi sesuai dengan durasi Paket B.
  10. Pembelian dua (2) paket 12 sesi tidak akan mengubah total masa aktif menjadi 3 bulan secara otomatis. Masa aktif total yang diperoleh adalah 7 hari (sisa) ditambah 1 bulan (perpanjangan dari Paket B).

I. TOLERANSI PERPANJANGAN MASA AKTIF AKIBAT KEADAAN KHUSUS

Peserta didik berhak atas perpanjangan masa aktif sebagai bentuk kompensasi dan empati atas kondisi luar biasa yang berada di luar kendali peserta didik dan secara signifikan menghambat proses belajar mereka

Keadaan Kahar (Force Majeure)

  • Peserta didik berhak atas perpanjangan masa aktif jika terbukti terdampak langsung oleh bencana alam atau insiden besar yang tidak disengaja, seperti Kebakaran, Tanah Longsor, Gempa Bumi, Tsunami, atau Banjir.
  • Perpanjangan ini dibatalkan jika insiden bencana tersebut terbukti merupakan produk yang disengaja, direncanakan, atau disebabkan oleh kelalaian berat peserta didik yang bersangkutan (misalnya, arson atau pembakaran yang disengaja).
  • Peserta didik harus melampirkan tiga (3) bukti legal berikut:
    1. Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang masih berlaku.
    2. Surat Keterangan Domisili resmi, apabila alamat tempat tinggal saat ini berbeda dengan KTP.
    3. Surat Keterangan Korban Terdampak Bencana yang disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Rukun Tetangga (RT) setempat.
  • Perpanjangan masa aktif yang diberikan untuk kasus Force Majeure adalah 3 (tiga) bulan penuh. Periode ini dihitung sejak tanggal bencana secara resmi dikonfirmasi telah berakhir. Peserta didik wajib melampirkan Surat Berakhir Bencana yang ditandatangani oleh RT setempat sebagai dokumen verifikasi tanggal akhir kompensasi.

Kematian Peserta Didik

  • Apabila peserta didik meninggal dunia, keluarga terdekat sangat disarankan untuk mewariskan atau mengalihkan sisa sesi paket belajar kepada individu lain. Syarat pewarisan adalah tidak boleh ada perubahan pada jenis program dan jumlah sesi yang tersisa. Pewaris paket berhak mendapatkan kompensasi perpanjangan masa aktif selama 3 (tiga) bulan untuk memaksimalkan pemanfaatan sisa paket.
  • Peserta didik harus melampirkan dua (2) bukti legal berikut:
    1. Surat Keterangan Kematian resmi dari pihak berwenang.
    2. Informasi identitas lengkap pewaris paket belajar (Nama, Alamat, Kontak, dll.).

Sakit yang Membutuhkan Istirahat Total

  • Peserta didik yang sakit berhak mendapatkan perpanjangan masa aktif yang durasinya akan disesuaikan secara persis dengan jumlah hari yang direkomendasikan oleh dokter untuk istirahat total.
  • Peserta didik wajib melampirkan Surat Keterangan Dokter yang mencantumkan secara eksplisit diagnosa medis dan periode istirahat total yang direkomendasikan.

Wanprestasi atau Kelalaian Pengajar

  • Jika pengajar yang ditugaskan terbukti lalai dalam menjalankan kewajiban pengajaran misalnya, seperti terlalu banyak membatalkan kelas sepihak dengan alasan apapun.
  • Untuk setiap satu (1) sesi yang dibatalkan secara sepihak oleh pengajar, peserta didik berhak mendapatkan kompensasi perpanjangan masa aktif selama 2 (dua) hari.
  • Peserta didik wajib melampirkan bukti valid kelalaian pengajar, berupa screenshot korespondensi, rekaman percakapan, atau bukti dokumentasi lain yang sah.

Cuti/Perjalanan Dinas Kerja Peserta Didik

  • Peserta didik tidak mendapatkan perpanjangan masa aktif hanya karena sedang melaksanakan cuti pribadi atau perjalanan dinas kerja.
  • Peserta didik tatap muka yang sedang cuti atau perjalanan dinas sangat disarankan untuk melanjutkan pembelajaran secara daring (online) sesuai dengan paket belajar yang telah diambil. Untuk peserta didik yang terdaftar dalam program grup kelas tatap muka, mereka diperbolehkan mengikuti kelas daring yang tersedia selama masa absen tersebut.
  • Semua perhitungan masa aktif paket belajar di Fluentz telah memperhitungkan dan menyesuaikan dengan hari libur nasional yang berlaku di Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Catatan:

Dengan mendaftar dan mengikuti program, peserta dianggap telah menyetujui seluruh ketentuan ini. Ketentuan dapat berubah sewaktu-waktu dan akan diumumkan melalui saluran komunikasi resmi Fluentz.